Třídílná minisérie o řízení cashflow v IT firmách
- Firma vydělává, účet je prázdný. Proč může být zisková IT firma bez peněz? (tento článek)
- Růst firmy vám může sebrat peníze. Jak zlepšit cashflow IT firmy dřív, než to začne bolet? (vyjde příští týden)
- Kolik peněz má mít IT firma na účtu? Cashflow forecast, finanční rezerva a 3 KPI, která se vyplatí hlídat (vyjde přespříští týden)
Ve výsledovce půl milionu zisku, na účtu o milion a půl méně. Žádný účetní horor, ale docela běžná realita IT firem. Vývojáře, dodavatele i běžný provoz platíte průběžně – obvykle do 30 dnů, zatímco zákazník vám za odvedenou práci pošle peníze klidně až za 45 nebo 60 dnů. Právě v tomhle mezidobí projekt živíte z vlastního.
Čísla vypadají zdravě, ale účet dostává zabrat. A pokud máte více projektů paralelně, tlak na cashflow se ještě násobí. Zvládne vaše firma další měsíc bez sahání do rezerv? Ukážeme vám, kde se zisk cestou na účet ztrácí a co si pohlídat, aby cashflow drželo krok s vaším byznysem.
Nejvíc tenhle nesoulad bolí firmy, které nejdřív odvedou práci a teprve potom za ni dostanou zaplaceno. Typicky jde o software housy, dodavatele na míru šitého vývoje či IT outsourcing. SaaS firmy s předplatným mívají naopak často cashflow napřed a výkon až po něm – jejich situace je jiná.
Základní rozdíl je jednoduchý: zisk ukazuje, jestli firma vydělává. Cashflow ukazuje, kolik peněz má skutečně k dispozici. Zisk počítá s výnosy a náklady za určité období, ale neřeší, kdy peníze reálně přijdou nebo odejdou. Náš externí CFO Jan Pulchart to shrnuje jednoduše: „Zisk mi říká, zda jsem vydělal, ale už mi neřekne, zda mám tyto peníze v danou chvíli skutečně k dispozici.“ Proto může firma vykazovat zdravý zisk a přitom mít napjaté cashflow. Právě tento rozdíl je potřeba aktivně řídit, a ne ho až zpětně vysvětlovat.
Víte, kolik peněz bude mít vaše firma za měsíc? A víte proč?
V e-booku Jak řídit firmu přes čísla ukazujeme, jak propojit cashflow, plán, výsledovku a reporting tak, abyste z čísel dostali odpovědi pro reálná rozhodnutí.
Stáhněte si náš e-book, naučíme vás cashflow řídit, ne ho jen kontrolovat.
Příklad: zisk 500 tisíc, ale z účtu zmizelo 1,5 milionu
Pojďme si to přeložit do reality IT firmy.
- V červnu odvedete práci pro klienta za 2 miliony Kč. Na konci měsíce ji vyfakturujete se splatností 45 dnů.
- Vaše červnové náklady jsou 1,5 milionu Kč.
- Výsledovka tedy říká: 2 miliony výnosy − 1,5 milionu náklady = 500 tisíc Kč zisku. Skvělé.
- Jenže klient zaplatí až v polovině srpna.
- Mzdy, odvody, kanceláře, licence a další červencové výdaje čekat nebudou. Firma proto mezitím potřebuje 1,5 milionu Kč ze svých dříve vytvořených rezerv nebo z provozního financování.
- Účetně jste v červnu vydělali půl milionu, na bankovním účtu vám ale mezitím může 1,5 milionu chybět. To je rozdíl mezi ziskem a cashflow v praxi: zakázka vydělává, peníze z ní ale ještě nejsou k dispozici.
Proč je tento problém v IT firmách tak častý?
Důvodem je samotný způsob dodávání a fakturace práce. U projektů typu T&M (Time & Material) se obvykle fakturuje pravidelně, například každý měsíc, a cashflow problém je zde menší než u fixed-price (FTFP) projektů. I tak ale může vzniknout výrazná mezera, kdy vaši dodavatelé a zaměstnanci mají obvykle splatnost 14–30 dnů, zatímco klientům dáváte splatnost 30–45 dnů. Pokud fakturu vystavíte poslední den v měsíci se splatností 45 dnů, financujete minimálně jeden až dva měsíce provozu ze svých rezerv.
U projektů, které se pravidelně nefakturují, může být situace mnohem náročnější. Projekt realizujete, potom přichází dokončení, akceptace, fakturace a teprve následně začíná běžet splatnost faktury. Od prvního odpracovaného dne do prvních peněz na účtu tak podle Jana Pulcharta může uplynout půl roku i déle. Po celou dobu přitom z účtu odcházejí mzdy.
Vývoj vlastního softwaru: další situace, kdy zisk neznamená peníze
Specifickým příkladem IT firem je vývoj vlastního produktu. Firma investuje do nové aplikace nebo softwaru. Vývojářský tým dostává mzdy, externí dodavatelé proplacené své faktury a peníze reálně odcházejí z bankovního účtu. Část nákladů na vývoj však může být účetně aktivována do dlouhodobého nehmotného majetku, a nevstupuje proto okamžitě do nákladů.
Výsledkem je zvláštní kombinace: cash odchází, ale účetní náklad se chová jinak. Firma investuje s vidinou budoucích výnosů. Než ale produkt dokončí, uvede na trh a začne z něj získávat peníze, může mít relativně dobrý účetní výsledek a současně napjaté cashflow.
Může zisková firma kvůli cashflow zkrachovat?
Ano, a právě to je důvod, proč je nebezpečné spokojit se s větou: „Jsme přece v zisku.“ Pokud firma nemá dost peněz na úhradu svých závazků, dostává se do platební neschopnosti. To se může stát i společnosti, která podle výsledovky dlouhodobě vydělává.
Riziko roste například tehdy, když:
- klienti platí pozdě,
- pohledávky po splatnosti nikdo aktivně neřeší,
- firma výrazně investuje do vývoje interních produktů,
- roste rychleji, než dokáže růst financovat,
- splácí starší úvěry,
- nebo prostě neplánuje budoucí příjmy a výdaje.
„Doporučuji nespoléhat se pouze na to, že firma vykazuje zisk,“ říká Jan Pulchart. Vedle výsledovky je potřeba pravidelně pracovat právě s cashflow forecastem.
Co tedy sledovat: výsledovku, nebo cashflow?
Obojí, každé číslo totiž vypráví jinou část příběhu. Výsledovka ukáže, jestli firma dlouhodobě vydělává. Cashflow forecast zase, jestli bude mít za týden nebo za měsíc z čeho zaplatit výplaty, dodavatele a další závazky.
Dívat se jen na jedno je jako řídit firmu s polovinou informací. Zůstatek na účtu neprozradí, jestli máte zdravý byznys. A hezký zisk nezaručí, že za tři týdny nebudete sahat po kontokorentu. Finanční řízení je o tom, že výsledovku a cashflow čtete společně a podle obou řídíte provoz, investice i další růst firmy.
Pokračujte druhým dílem: když růst vysává hotovost
Zisk a cashflow už od sebe umíte oddělit. Teď se podíváme na situace, které peníze z firmy nejčastěji vytahují dřív, než je stihnete vydělat: dlouhé splatnosti, nevhodně nastavená fakturace, FTFP projekty nebo růst, který musíte několik měsíců financovat ze svého.
Ukážeme si například, proč může ziskový projekt potřebovat 8 milionů korun hotovosti nebo jak se z velké nové zakázky může stát nečekaná zkouška firemních rezerv.
Nechcete zjišťovat stav cashflow až podle zůstatku na účtu?
V My Value Officer pomáháme malým a středním firmám nastavit finanční řízení tak, aby věděly nejen, kolik vydělávají, ale také kolik peněz budou mít k dispozici za týden, za měsíc a za kvartál.
Podíváme se na vaše cashflow, výsledovku, plán i riziková místa a přeložíme čísla do konkrétních rozhodnutí.
