Třídílná minisérie o řízení cashflow v IT firmách
- Firma vydělává, účet je prázdný. Proč může být zisková IT firma bez peněz?
- Růst firmy vám může sebrat peníze. Jak zlepšit cashflow IT firmy dřív, než to začne bolet?
- Kolik peněz má mít IT firma na účtu? Cashflow forecast, finanční rezerva a 3 KPI, která se vyplatí hlídat (tento článek)
Dobře řízená IT firma ale nemusí čekat na pondělní přihlášení do bankovnictví, aby zjistila, jestli má problém. Cashflow umí vidět týdny až měsíce dopředu, pokud sleduje správná čísla a má forecast, který skutečně používá.
V prvním dílu jsme si vysvětlili, proč může zisková firma nemít peníze. Ve druhém jsme rozebrali, jak cashflow ovlivňují splatnosti, růst firmy a způsob fakturace IT projektům. A teď přichází to nejdůležitější: jak cashflow řídit tak, abyste problém viděli dřív, než nastane.
Jak poznat problém s cashflow?
Problém s cashflow poznáte podle toho, že firmě začínají chybět peníze na běžný provoz, i když může být stále zisková. Typickým varovným signálem je například opakované využívání kontokorentu, které se měsíc od měsíce zvyšuje. Pokud firma pravidelně potřebuje čerpat víc cizích peněz jen proto, aby zvládla své běžné závazky, je potřeba hledat příčinu. Tou může být například rostoucí objem pohledávek po splatnosti – firma tedy vykazuje zisk, ale peníze od klientů nepřicházejí včas.
Dobře řízená firma by přitom měla problém zachytit ještě dřív, než se projeví nedostatkem hotovosti. Právě k tomu slouží pravidelný cashflow forecast a porovnávání plánu se skutečností.
Cashflow forecast: odpověď na otázku „budeme mít za šest týdnů na výplaty?“
Cashflow forecast je výhled budoucích příjmů, výdajů a dostupné hotovosti. Jan Pulchart doporučuje pro provozní řízení plánovat cashflow 3 až 4 měsíce dopředu, ideálně ve třech scénářích (realistický, pesimistický a optimistický) a v detailu po jednotlivých týdnech. Proč právě týdny? Protože měsíční pohled může některé důležité okamžiky schovat.
Pokud 10. dne odejdou významné platby, 15. dne mzdy a velký klient zaplatí fakturu až 28., měsíční součet může vypadat v pořádku, firma ale může mít uprostřed měsíce velmi nepříjemný problém. Týdenní forecast tento okamžik ukáže.
Jak často cashflow forecast aktualizovat?
Podle zkušenosti Jana Pulcharta lze kompletní forecast zpracovat přibližně jednou za 3 až 4 měsíce, pokud:
- jej firma každý týden sleduje,
- porovnává plán se skutečností,
- a skutečnost se od plánu zásadně neodchyluje.
Pokud se realita začne s forecastem rozcházet, musí přijít aktualizace dřív. A když je cashflow opravdu napjaté? „Byly situace, kdy jsme cashflow řešili dokonce na denní bázi,“ popisuje náš externí CFO s tím, že se jednalo opravdu o krizový režim, kdy firma neměla kam sáhnout do rezerv. Dobrá zpráva? I takovou situaci lze zvládnout. Smyslem dobře nastaveného cashflow forecastu je právě to, abyste podobný problém viděli několik týdnů předem a měli čas ho řešit dřív, než se z něj stane krize.
CASHFLOW SEMAFOR: JAK ČASTO SE DÍVAT DOPŘEDU?
🟢 Cashflow sedí podle plánu. Stačí držet týdenní rytmus: kontrolovat, co skutečně přišlo a odešlo, a porovnávat realitu s forecastem. Pokud se zásadně nerozchází, není potřeba plán neustále předělávat.
🟠 Realita se začíná od plánu vzdalovat. Klient nezaplatil, náklady jsou vyšší nebo přišel nečekaný výdaj? Forecast aktualizujte častěji. Čím dřív změnu promítnete do výhledu, tím víc možností máte, jak na ni reagovat.
🔴 Rezerva mizí a cashflow je napjaté. V krizové situaci už nemusí stačit týdny. Cashflow může být potřeba řídit den po dni a velmi přesně vědět, která platba přijde a který závazek musí odejít.
Jednoduché pravidlo: Čím napjatější cashflow máte, tím detailnější a častější kontrolu potřebujete. Ideální je ale problém zachytit ještě v zelené nebo oranžové, dokud máte dost času a možností rozhodovat se bez tlaku.
Nestačí sledovat jen konečný zůstatek
„Peněz na účtu máme dost, takže cashflow řešit nemusíme.“ Tahle věta je podle Jana Pulcharta jedním z nejjistějších signálů, že firma cashflow ve skutečnosti neřídí. Další z častých chyb je soustředit se pouze na to, kolik peněz na konci týdne nebo měsíce zůstane, můžete tak přijít o důležité informace.
Příklad: Konečný zůstatek odpovídá plánu. – Super? – Možná. Ve skutečnosti dorazilo o 2 miliony Kč méně plánovaných příjmů a zároveň firma o 2 miliony méně utratila. Výsledná hotovost vypadá správně, ale byznys se vyvíjí úplně jinak, než jste čekali.
Proto Jan doporučuje nesledovat jen konečný stav hotovosti, ale dívat se i na to, co ho vytvořilo, tedy na celkové příjmy a celkové výdaje a jejich odchylku od plánu: „Protože stejný zůstatek na účtu může mít dva úplně rozdílné příběhy. V jednom všechno běží podle plánu. V druhém chybí očekávané příjmy a jen náhodou je vykompenzovaly nižší výdaje.“
Jak daleko dopředu má IT firma cashflow plánovat?
Pro běžné provozní řízení považuje Jan Pulchart 3 až 4 měsíce za dostatečný horizont, a to i u firmy s obratem kolem 100 až 200 milionů Kč. Pokud jsou procesy správně nastavené, firma má v tomto časovém okně podle jeho zkušeností dost času reagovat. Delší forecast už přirozeně ztrácí přesnost, což ovšem neznamená, že delší finanční výhled nemá smysl.
Vyplatí se ve chvíli, kdy dnes děláte rozhodnutí, jejichž dopad se do financí firmy propíše až za několik měsíců. Typicky jde například o:
- významné nábory,
- větší investice,
- otevření nové pobočky,
- vývoj produktu,
- nebo jiné strategické rozhodnutí s delším finančním dopadem.
Kolik finanční rezervy by měla mít IT firma?
Obecně se doporučuje držet rezervu na 2 až 3 měsíce provozních nákladů. Podle zkušenosti našeho externího CFO ale dobře řízeným firmám často stačí zhruba dva měsíce, pokud pravidelně sledují cashflow, umějí včas reagovat a nemají příjmy závislé na jednom klientovi.
Rozhodující je totiž stabilita byznysu. Firma s dlouhodobými kontrakty a diverzifikovaným portfoliem klientů může fungovat s dvouměsíční rezervou. U firmy závislé na nárazových projektech může dávat smysl rezerva až na půl roku provozu. Nejde tedy o univerzální číslo. Rezerva by měla odpovídat tomu, jak předvídatelné a stabilní jsou vaše budoucí příjmy.
Které cashflow KPI by měla IT firma sledovat?
Dashboard může mít klidně třicet grafů, pokud ale neukazují to podstatné, firmu vám řídit nepomůžou. Jan Pulchart proto doporučuje vybrat si jen 2 až 3 KPI, která skutečně odpovídají vašemu byznysu. U IT firem dávají největší smysl zejména tato tři:
1. Zůstatek dostupné hotovosti
Nejde jen o to, kolik máte dnes na účtu. Důležité je sledovat, jak se hotovost vyvíjí a jak odpovídá forecastu. Pokud se skutečnost začne od plánu vzdalovat, je to signál, že stojí za to podívat se pod pokličku.
2. Pohledávky po splatnosti
To jsou peníze, které už podle dohody měly být u vás, ale stále nejsou. Právě jejich rostoucí objem může být jedním z prvních varování, že se cashflow začne zhoršovat. Doplňkově lze sledovat i DSO, tedy průměrnou dobu inkasa pohledávek.
3. Rozpracovaná výroba neboli WIP
Pro IT firmy je WIP obzvlášť důležitý ukazatel. Ukazuje práci, kterou už tým odvedl, ale firma ji ještě nevyfakturovala, protože se jim např. zpožďuje akceptace ze strany zákazníka. Náklady už tedy vznikly, jenže peníze od klienta jsou zatím na cestě.
WIP není jen cashflow KPI
Rozpracovaná výroba vám neukáže jen to, kolik práce ještě čeká na fakturaci. V delším trendu dokáže odhalit i pokles efektivity týmu, zhoršující se maržovost nebo rostoucí objem nevyfakturované práce. Z účetního čísla se tak stává praktický signál, co se děje uvnitř zakázek i týmů.
Pohledávky po splatnosti? Nestačí je evidovat
Rostoucí objem nezaplacených faktur může postupně vysávat hotovost firmy, i když výsledovka stále vypadá dobře. Pohledávky proto potřebují jasnou odpovědnost, proces a pravidelnou kontrolu. Současně forecast musí pracovat s realitou. Pokud víte, že klient pravděpodobně nezaplatí včas, nemá smysl v plánu předstírat opak.
Zisk vám řekne, jestli vyděláváte
Cashflow, jestli máte z čeho fungovat. A forecast, jestli vás za pár týdnů něco nepřekvapí. Proto je nejlepší sledovat všechny tři pohledy společně.
Chcete vidět své cashflow dřív než váš bankovní účet?
Dobře nastavené finanční řízení vám pomůže vidět dopad dnešních rozhodnutí na peníze, které budete mít k dispozici za několik týdnů nebo měsíců.
Budeme mít peníze na plánovaný nábor? Co udělá s cashflow nový projekt? Kolik si můžeme dovolit investovat? Kde nám peníze zůstávají viset?
Nikdy neřiďte firmu pouze podle pocitu a aktuálního zůstatku na účtu. Vždy plánujte cashflow a pokud cashflow forecast ukazuje problém, řešte ho hned, když ho vidíte, a ne až ve chvíli, kdy na účtu nejsou peníze.
Přesně s tím pomáhají externí CFO My Value Officer. Nastavíme cashflow forecast, výsledovku i reporting tak, abyste v číslech nemuseli hledat odpovědi sami.
