Třídílná minisérie o řízení cashflow v IT firmách
- Firma vydělává, účet je prázdný. Proč může být zisková IT firma bez peněz?
- Růst firmy vám může sebrat peníze. Jak zlepšit cashflow IT firmy dřív, než to začne bolet? (tento článek)
- Kolik peněz má mít IT firma na účtu? Cashflow forecast, finanční rezerva a 3 KPI, která se vyplatí hlídat (vyjde příští týden)
Ne každý růst je dobrá zpráva pro bankovní účet. V IT firmách se často nejdřív nabírá, vyvíjí a dodává a až potom inkasuje. Čím větší zakázka, tím větší částku musí firma předfinancovat ze svého. Právě dlouhé splatnosti, pozdní fakturace nebo příliš rychlé tempo růstu mohou firmě vysát hotovost i v období, kdy má práce nad hlavu.
V prvním dílu našeho miniseriálu o cashflow v IT jsme ukázali, proč může být firma zisková a zároveň nemít dost peněz na účtu. Teď pojďme ještě o krok dál. Cashflow se totiž málokdy zhorší bez varování. Dlouhá splatnost ve smlouvě, několik měsíců bez fakturace nebo nový tým, který musí firma nejprve sama financovat, často naznačují budoucí problém dávno předtím, než se projeví na účtu. Řadu rizik tak lze odhadnout už při podpisu smlouvy nebo plánování růstu.
Nejčastější problém? Klient 60 dnů, dodavatel 15 dnů
Majitel firmy by si měl hlídat hlavně jedno: za jak dlouho dostane zaplaceno od klienta a za jak dlouho musí zaplatit svým dodavatelům. Pokud má klient splatnost 60 dnů a subdodavatel jen 15, firma musí rozdíl 45 dnů financovat sama. U větších zakázek už přitom nejde o drobné, ale klidně o statisíce nebo miliony korun.
„Při vyjednávání podmínek doporučuji vždy porovnat splatnosti klientů a dodavatelů vedle sebe,“ říká CFO My Value Officer Jan Pulchart s tím, že ideální je nastavit podmínky tak, aby firma nemusela dlouhé týdny financovat práci pro zákazníka z vlastních peněz. V okamžiku, kdy klient zaplatí pozdě, se tato mezera ještě dál prodlužuje.
Je 14denní splatnost opravdu tak velký rozdíl?
U IT firem klidně ano. Jan Pulchart považuje 14denní platební podmínky u klíčových zákazníků za velmi komfortní variantu. Při pravidelné měsíční fakturaci totiž mohou firmě pomoct pokrýt mzdy a provoz za předchozí měsíc bez nutnosti sahat do vlastních rezerv.
Vyjednávání platebních podmínek se proto vyplatí řešit hlavně u klientů, kteří tvoří podstatnou část obratu. Nejde jen o administrativní detail smlouvy. Je to forma financování: buď klient financuje vás, nebo vy jeho.
T&M versus FTFP: dva projekty, úplně jiné cashflow
Z pohledu cashflow bývá pro IT firmu nejkomfortnější T&M, kdy průběžně fakturuje skutečně odpracovaný čas. U FTFP zakázky může být realita úplně jiná. Představte si projekt na šest měsíců, který firmu stojí každý měsíc milion korun. Na konci vystaví fakturu na 7 milionů se splatností 60 dnů. Na papíře vydělala milion, jenže než peníze dorazí, musí ze svého pokrýt šest měsíců práce a další dva měsíce čekání. Ziskový projekt tak může dočasně spolknout až 8 milionů korun hotovosti.
Projekt, který vydělá milion a potřebuje osm
Náklady projektu: 6 mil. Kč
Fakturace: 7 mil. Kč
Plánovaný rozdíl: +1 mil. Kč
Fakturace: až na konci projektu
Splatnost: 60 dnů
Hotovost potřebná do úhrady: přibližně 8 mil. Kč
Proto u režimu FTFP dává podle Jana Pulcharta smysl fakturace po milnících. Ziskovost projektu tím neměníte, cashflow ano. A někdy dost dramaticky.
Růst je skvělý, dokud ho dokážete zaplatit
I růst může být pro cashflow pořádná zkouška. Představte si IT firmu s 10 vývojáři, která měsíčně fakturuje 2 miliony korun, má náklady 1,5 milionu a klienti jí platí do 14 dnů. Byznys funguje a firma každý měsíc vydělává půl milionu.
Pak získá velkou zakázku a nabere dalších 10 vývojářů. Náklady vyskočí na 2,5 milionu měsíčně, jenže nový tým se musí nejprve zaškolit, fakturovat začne až za dva měsíce od zaškolení a klient má navíc 60denní platební podmínky. První peníze za práci nových lidí tak mohou dorazit až zhruba 75 dnů po jejich první výplatě.
Firma roste a čeká vyšší zisk, mezitím ale musí růst financovat ze svého. Proto by se každý větší nábor nebo nová zakázka měly do cashflow forecastu propsat ještě předtím, než firma řekne růstu ano.
Jak cashflow IT firmy prakticky zlepšit?
Na cashflow neexistuje Ctrl+Z ani kouzelné tlačítko, v praxi ale funguje několik dobře nastavených kroků, které se postupně nasčítají.
1. Splatnosti zákazníkům zkracujte, pohledávky po splatnosti hlídejte
Především u klientů, kteří tvoří významnou část vašeho obratu. Pokud lze domluvit zálohu nebo platbu části ceny předem, cashflow tím získává další prostor. U velkých korporátních klientů se ale splatnost často reálně vyjednat nedá – mají pevně dané platební procesy bez ohledu na velikost dodavatele. V takovém případě má větší smysl přesunout páku jinam, třeba k milníkové fakturaci nebo factoringu. A řešte i pohledávky po splatnosti – bez pravidelného upomínání a eskalace i dobře nastavená splatnost ztrácí smysl.
2. U dodavatelů vyjednávejte opačně
Pokud to obchodní vztah umožňuje, usilujte o delší splatnost. U subdodavatelů přímo zapojených do vašich projektů je ideální sladit jejich podmínky minimálně s podmínkami, které máte vy u zákazníka.
3. U FTFP projektů fakturujte po milnících
Šestiměsíční projekt není nutné šest měsíců financovat z vlastního. Dobře nastavené milníky pomáhají rozdělit peněžní tok v čase.
4. Hlídáte utilizaci? Hlídejte ji i kvůli cashflow
Pokud lidé nejsou dostatečně využití na placených zakázkách, mzdy samozřejmě odcházejí dál – a s ohledem na dovolenou, svátky a nemoci lze u dobře řízeného týmu reálně počítat tak s 80% utilizací úvazku, ne se 100 %. Stejný problém vzniká v projektech, kde tým odpracuje výrazně víc času, než bylo zahrnuto v kalkulaci. Není to jen problém marže, dřív nebo později se propíše do cashflow.
5. Jednou za půl roku proveďte „lov zapomenutých licencí“
Ano, opravdu. Jan Pulchart doporučuje IT firmám alespoň jednou za půl roku projít licence aplikací a softwaru. I ve firmách, kde má správu licencí někdo přímo na starosti, se opakovaně objevují služby, které už nikdo nevyužívá, ale předplatné dál odchází. Jedna licence firmu nespasí, desítky SaaS služeb už ale dokážou být zajímavá částka.
Fun fact pro IT firmy
Více než třetina SaaS licencí ve firmách může zůstat nevyužitá. Podle dat Zylo jde v průměru o 36 % licencí. Takže než začnete hledat velké úspory, možná se vyplatí podívat na software, který každý měsíc poslušně platíte a už o něm skoro nikdo neví.
A co předfakturace?
U větších korporátních klientů se ke konci jejich finančního období může objevit možnost předplacení nebo předfakturace budoucích služeb. Důvod je praktický: klient chce vyčerpat přidělený budget, o který by jinak v dalším období mohl přijít. Pro IT firmu to může znamenat příjem hotovosti dřív, než samotnou práci odvede.
Jan Pulchart upozorňuje na jednu důležitou věc: „S předfakturací je potřeba správně pracovat ve finančním řízení, aby nezkreslovala ziskovost konkrétních zakázek nebo týmů.“ Jinými slovy: peníze už máte, výkon ale teprve přijde.
Kdy řešit financování? Ideálně tehdy, když ho nepotřebujete
Pokud firma potřebuje rezervní provozní financování, třeba kontokorent, nejvýhodnější chvíle pro jednání s bankou paradoxně není období, kdy už účet začíná vysychat. Je to doba, kdy firma generuje zisk a má pozitivní cashflow. Právě tehdy má vůči bance nejlepší vyjednávací pozici. Proč je nejhorší čas jít do banky pro peníze právě ve chvíli, kdy je opravdu potřebujete, jsme rozepsali v samostatném článku.
Jakmile financování akutně potřebujete a čísla už vypadají hůř, může následovat vyšší úrok, horší podmínky nebo nižší úvěrový rámec, než by firma skutečně potřebovala.
Kontokorent ale není jediná cesta, jak si udržet rezervu na horší měsíce. U firem, které mají hodně peněz vázaných v neuhrazených fakturách s delší splatností, dává smysl i factoring – banka nebo factoringová společnost proplatí většinu hodnoty faktury prakticky ihned po jejím vystavení a zbytek (po odečtení poplatku) doplatí, jakmile klient skutečně zaplatí.
U větších kancelářských prostor navíc Jan Pulchart upozorňuje i na možnost bankovní záruky místo hotovostní kauce. Kauce se může pohybovat ve statisících až milionech korun a zbytečně tak blokovat hotovost, kterou firma může využít jinde.
Pokračujte třetím dílem
Kolik hotovosti by měla IT firma držet? Jak daleko dopředu plánovat? A které tři KPI mají větší hodnotu než dashboard se třiceti ukazateli?
→ Cashflow forecast pro IT firmy: kolik rezervy držet, co sledovat a jak vidět problém dřív [PROLINK NA 3. DÍL]
← Zpět na první díl: Proč může být zisková IT firma bez peněz? [PROLINK NA 1. DÍL]
Chcete zjistit, kde peníze utíkají právě ve vaší firmě?
Pojďme to zjistit společně během 60minutové finanční byznys diagnostiky. Podíváme se na vaše splatnosti, fakturaci, zakázky, plánované nábory i cashflow forecast a odhalíme místa, která mohou v příštích měsících zbytečně vysávat hotovost.
Protože lepší je problém vidět v číslech dnes než na prázdném účtu za pár měsíců.
